Terdapat beberapa prinsip asas yang digunakan sebagai prinsip asas pengurusan perubahan untuk sesebuah organisasi. Walau bagaimanapun di sini dibentangkan 10 prinsip utama yang sering menjadi pegangan syarikat utama di dunia. Kajian yang dilakukan oleh DeAnne Aguirre dan Mathew Calderon (2004) ini meletakkan prinsip-prinsip berikut sebagai asas pengurusan perubahan:-
1 ) Menguruskan Unsur Kemanusiaan Secara Sistematik
Setiap perubahan menimbulkan “isu kemanusiaan’. Pengurus mengambil tanggung jawab, bidang tugas pekerja berubah, kemahiran baru dibentuk, pekerja menjadi resah dan tidak pasti. Isu-isu ini akan menyebabkan kepantasan kerja berubah, moral pekerja menurun dan akhirnya menimbulkan risiko. Untuk itu, satu pendekatan formal yang sistematik perlu dibentuk bermula dengan barisan kepimpinan yang seterusnya menyatukan pemilik syarikat dan pemimpin organisasi.
Pengurus dikehendakki membuat pengumpulan data, perancangan dan memikirkan implementasi disiplin kerja sebelum membuat perubahan strategi, sistem atau proses kerja. Kesan-kesan akibat daripada perubahan yang dilakukan perlu difikirkan dari aspek kemanusiaan dan seterusnya langkah yang sistematik untuk menanganinya disediakan terlebih dahulu secara sistematik juga. Tiga perkara penting yang tidak boleh dilupakan oleh pembuat perubahan ialah sejarah organisasi, kesediaan organisasi untuk berubah dan kapasiti perubahannya.
2 ) Bermula Dari Atas
Oleh kerana perubahan melibatkan setiap peringkat di dalam organisasi, maka setiap perhatian akan tertumpu kepada orang yang lebih atas di dalam hierarki organisasi. Pengurus atau pemimpin organisasi mestilah terlebih dahulu menunjukkan kesediaan untuk melakukan perubahan, kebolehan untuk melaksanakan perubahan dan menunjukkan sokongan kepada orang lain yang akan turut sama berubah. Segala kenyataan pengurus terhadap perubahan organisasinya hendaklah seragam dan tidak mengelirukan.
Kegagalan seorang pengurus untuk menunjukkan komitmennya dalam perubahan yang sepatutnya diketuai oleh dirinya hanya akan menjuruskan usaha tersebut kearah kegagalan. Pengurus yang mampu memahami dan turut sama menunjukkan cara perubahan sepatutnya dilakukan akan mendapat sokongan yang hebat dari organisasinya dan akhirnya hasil yang mengkagumkan dapat direalisasikan.
3) Melibatkan Setiap Peringkat
Perubahan tidak akan berjaya sekiranya ada lapisan di dalam organisasi tidak dilibatkan dalam usaha perubahan tersebut. Setiap lapisan individu di dalam peringkat organisasi perlu merasa bertanggung jawab ke atas perubahan yang telah direncanakan pihak atasanya. Untuk itu, pengurus mesti memastikan setiap individu di dalam organisasinya mempunyai fungsi dan tugas tertentu yang perlu dilakukan. Ini akan menyebabkan seluruh warga organisasi merasa terlibat dan penting kepada organisasinya.
4 ) Pengurusan Perubahan Secara Formal
Apabila perubahan dicanang dan mula dilaksanakan, warga organisasi akan menimbulkan persoalan seperti ‘mengapa perlu perubahan?’ atau ‘adakah organisasi menuju ke arah yang betul?’. Persoalan seperti ini akan ditujukan kepada pengurus atau pemimpin mereka. Perubahan perlu dibuat secara formal, bertulis dan berhala tuju. Untuk itu visi dan matlamat perlulah dibentuk dan dituliskan agar dapat dirujuk dan dilihat oleh semua. Perubahan sukar dijayakan jika hanya disuarakan. Ianya tidak akan di anggap satu kemestian atau keperluan organisasi. Sebaliknya akan ada yang menganggapnya sebagai pandangan peribadi pengurus sahaja.
5 ) Membentuk Pemilikan
Membuat perubahan tanpa merasa mempunyai kepentingan ke atas organisasi akan mengurangkan kesungguhan warga organisasi. Pengurus perlu membuat semua pihak rasa mempunyai hak ke atas organisasi mereka. Setiap jabatan yang terlibat dengan perubahan perlu dipupuk rasa tanggung jawab ke atas output yang diharapkan. Jadikan ianya matlamat setiap jabatan dan berikan sokongan dalam mencapai matlamat tersebut.
6 ) Membuat Penjelasan (Komunikasi)
Seringkali berlaku pengurus yang melakukan kesilapan dengan mempercayai orang lain memahami isu yang ingin disampaikanya, mempercayai orang lain juga merasakan perlunya perubahan dan melihat arah yang ingin ditujuinya sejelas pandangan pengurus itu sendiri. Komunikasi dari atas ke bawah perlulah bukan sahaja jelas namun perlu diulang dan diperhaluskan berulang kali agar setiap warga organisasi faham dan dapat mengikutinya dengan yakin.
7 ) Menyelami Budaya Organisasi
Selami budaya organisasi yang memerlukan perubahan itu terlebih dahulu. Bagaimanakah budaya organisasi tersebut sebelum ini. Daripada pemahaman ke atas budaya organisasi sedia ada, pengurus boleh menilai tahap kesediaan organisasi untuk berubah, mendapatkan masalah utama jika perubahan bakal berlaku, mengenal pasti konflik di dalam organisasi dan akhirnya mendapatkan faktor yang boleh mempengaruhi organisasi tersebut. Diagnosis seperti ini akan akan membolehkan pengurus mengenal pasti nilai organisasi, kepercayaan, tingkah laku dan persepsi organisasi yang perlu diambil kira dalam merencanakan pengurusan perubahan kelak.
8 ) Membentuk Dan Memimpin Budaya
Apabila proses perubahan sudah mula dilaksanakan, pengurus mesti bijak dalam membentuk dan memimpin budaya organisasi yang baru. Sesuaikan budaya organisasi tersebut dengan perubahan yang ingin dilakukan. Jika budaya sedia ada di dalam organisasi tersebut didapati baik untuk dikekalkan, maka budaya tersebut boleh digabungkan dengan budaya yang baru dibentuk oleh pengurus tersebut (combining cultures).
Selepas berjaya membentuk dan memimpin budaya, seorang pengurus mestilah memperkasakan budaya tersebut. Setiap organisasi yang mempunyai budaya yang unik biasanya mempunyai pusat budayanya. Mungkin ianya lahir dari individu berpengaruh di dalam organisasi atau aktiviti organisasi. Di situlah sepatutnya menjadi ‘jump start’ untuk memulakan budaya baru di dalam organisasi.
9 ) Bersedia Untuk Segala Kemungkinan
Tiada mana-mana program pun mampu berjalan selancar dan sebaik perancangan yang dibuat. Manusia mampu bertindak balas melalui 1001 cara di atas perubahan yang akan dilakukan. Pengurusan yang baik harus sentiasa bersedia menghadapi segala kemungkinan yang bakal berlaku. Pemantauan yang yang berterusan ke atas impak perubahan diperlukan agar manamana kepincangan dalam pengurusan dapat dikenal pasti lebih awal dan dapat diatasi sebelum menjadi lebih parah.
10 ) Berkomunikasi Terus Kepada Individu
Warga sesebuah organisasi adalah manusia biasa. Mereka sering dituntut melakukan pekerjaan yang luar biasa dan menghasilkan output yang cemerlang. Para pekerja di dalam mana-mana organisasi menghabiskan separuh masa dari kehidupan mereka di tempat kerja. Rakan sekerja pula dianggap sebagai keluarga kedua mereka. Untuk memaksimumkan kemahiran dan kebolehan pekerja, mereka memerlukan motivasi yang tinggi kerana kebolehan dan kemampuan manusia tidak dapat dijangka. Hati dan perasaan warga organisasi perlu dijaga. Oleh itu dalam menguruskan perubahan, dekatilah warga organisasi, kenali mereka dan berkomunikasilah secara langsung dengan mereka. Pengurus dan ketua jabatan perlulah bersikap jujur dan setelus yang mungkin dengan warga organisasinya. Jika berjaya dilaksanakan, pengurus akan terkejut dengan hasilnya nanti.
10 Prinsip Pengurusan Perubahan
Terdapat beberapa prinsip asas yang digunakan sebagai prinsip asas pengurusan perubahan untuk sesebuah organisasi. Walau bagaimanapun di sini dibentangkan 10 prinsip utama yang sering menjadi pegangan syarikat utama di dunia. Kajian yang dilakukan oleh DeAnne Aguirre dan Mathew Calderon (2004) ini meletakkan prinsip-prinsip berikut sebagai asas pengurusan perubahan:-
1 ) Menguruskan Unsur Kemanusiaan Secara Sistematik
Setiap perubahan menimbulkan “isu kemanusiaan’. Pengurus mengambil tanggung jawab, bidang tugas pekerja berubah, kemahiran baru dibentuk, pekerja menjadi resah dan tidak pasti. Isu-isu ini akan menyebabkan kepantasan kerja berubah, moral pekerja menurun dan akhirnya menimbulkan risiko. Untuk itu, satu pendekatan formal yang sistematik perlu dibentuk bermula dengan barisan kepimpinan yang seterusnya menyatukan pemilik syarikat dan pemimpin organisasi.
Pengurus dikehendakki membuat pengumpulan data, perancangan dan memikirkan implementasi disiplin kerja sebelum membuat perubahan strategi, sistem atau proses kerja. Kesan-kesan akibat daripada perubahan yang dilakukan perlu difikirkan dari aspek kemanusiaan dan seterusnya langkah yang sistematik untuk menanganinya disediakan terlebih dahulu secara sistematik juga. Tiga perkara penting yang tidak boleh dilupakan oleh pembuat perubahan ialah sejarah organisasi, kesediaan organisasi untuk berubah dan kapasiti perubahannya.
2 ) Bermula Dari Atas
Oleh kerana perubahan melibatkan setiap peringkat di dalam organisasi, maka setiap perhatian akan tertumpu kepada orang yang lebih atas di dalam hierarki organisasi. Pengurus atau pemimpin organisasi mestilah terlebih dahulu menunjukkan kesediaan untuk melakukan perubahan, kebolehan untuk melaksanakan perubahan dan menunjukkan sokongan kepada orang lain yang akan turut sama berubah. Segala kenyataan pengurus terhadap perubahan organisasinya hendaklah seragam dan tidak mengelirukan.
Kegagalan seorang pengurus untuk menunjukkan komitmennya dalam perubahan yang sepatutnya diketuai oleh dirinya hanya akan menjuruskan usaha tersebut kearah kegagalan. Pengurus yang mampu memahami dan turut sama menunjukkan cara perubahan sepatutnya dilakukan akan mendapat sokongan yang hebat dari organisasinya dan akhirnya hasil yang mengkagumkan dapat direalisasikan.
3) Melibatkan Setiap Peringkat
Perubahan tidak akan berjaya sekiranya ada lapisan di dalam organisasi tidak dilibatkan dalam usaha perubahan tersebut. Setiap lapisan individu di dalam peringkat organisasi perlu merasa bertanggung jawab ke atas perubahan yang telah direncanakan pihak atasanya. Untuk itu, pengurus mesti memastikan setiap individu di dalam organisasinya mempunyai fungsi dan tugas tertentu yang perlu dilakukan. Ini akan menyebabkan seluruh warga organisasi merasa terlibat dan penting kepada organisasinya.
4 ) Pengurusan Perubahan Secara Formal
Apabila perubahan dicanang dan mula dilaksanakan, warga organisasi akan menimbulkan persoalan seperti ‘mengapa perlu perubahan?’ atau ‘adakah organisasi menuju ke arah yang betul?’. Persoalan seperti ini akan ditujukan kepada pengurus atau pemimpin mereka. Perubahan perlu dibuat secara formal, bertulis dan berhala tuju. Untuk itu visi dan matlamat perlulah dibentuk dan dituliskan agar dapat dirujuk dan dilihat oleh semua. Perubahan sukar dijayakan jika hanya disuarakan. Ianya tidak akan di anggap satu kemestian atau keperluan organisasi. Sebaliknya akan ada yang menganggapnya sebagai pandangan peribadi pengurus sahaja.
5 ) Membentuk Pemilikan
Membuat perubahan tanpa merasa mempunyai kepentingan ke atas organisasi akan mengurangkan kesungguhan warga organisasi. Pengurus perlu membuat semua pihak rasa mempunyai hak ke atas organisasi mereka. Setiap jabatan yang terlibat dengan perubahan perlu dipupuk rasa tanggung jawab ke atas output yang diharapkan. Jadikan ianya matlamat setiap jabatan dan berikan sokongan dalam mencapai matlamat tersebut.
6 ) Membuat Penjelasan (Komunikasi)
Seringkali berlaku pengurus yang melakukan kesilapan dengan mempercayai orang lain memahami isu yang ingin disampaikanya, mempercayai orang lain juga merasakan perlunya perubahan dan melihat arah yang ingin ditujuinya sejelas pandangan pengurus itu sendiri. Komunikasi dari atas ke bawah perlulah bukan sahaja jelas namun perlu diulang dan diperhaluskan berulang kali agar setiap warga organisasi faham dan dapat mengikutinya dengan yakin.
7 ) Menyelami Budaya Organisasi
Selami budaya organisasi yang memerlukan perubahan itu terlebih dahulu. Bagaimanakah budaya organisasi tersebut sebelum ini. Daripada pemahaman ke atas budaya organisasi sedia ada, pengurus boleh menilai tahap kesediaan organisasi untuk berubah, mendapatkan masalah utama jika perubahan bakal berlaku, mengenal pasti konflik di dalam organisasi dan akhirnya mendapatkan faktor yang boleh mempengaruhi organisasi tersebut. Diagnosis seperti ini akan akan membolehkan pengurus mengenal pasti nilai organisasi, kepercayaan, tingkah laku dan persepsi organisasi yang perlu diambil kira dalam merencanakan pengurusan perubahan kelak.
8 ) Membentuk Dan Memimpin Budaya
Apabila proses perubahan sudah mula dilaksanakan, pengurus mesti bijak dalam membentuk dan memimpin budaya organisasi yang baru. Sesuaikan budaya organisasi tersebut dengan perubahan yang ingin dilakukan. Jika budaya sedia ada di dalam organisasi tersebut didapati baik untuk dikekalkan, maka budaya tersebut boleh digabungkan dengan budaya yang baru dibentuk oleh pengurus tersebut (combining cultures).
Selepas berjaya membentuk dan memimpin budaya, seorang pengurus mestilah memperkasakan budaya tersebut. Setiap organisasi yang mempunyai budaya yang unik biasanya mempunyai pusat budayanya. Mungkin ianya lahir dari individu berpengaruh di dalam organisasi atau aktiviti organisasi. Di situlah sepatutnya menjadi ‘jump start’ untuk memulakan budaya baru di dalam organisasi.
9 ) Bersedia Untuk Segala Kemungkinan
Tiada mana-mana program pun mampu berjalan selancar dan sebaik perancangan yang dibuat. Manusia mampu bertindak balas melalui 1001 cara di atas perubahan yang akan dilakukan. Pengurusan yang baik harus sentiasa bersedia menghadapi segala kemungkinan yang bakal berlaku. Pemantauan yang yang berterusan ke atas impak perubahan diperlukan agar manamana kepincangan dalam pengurusan dapat dikenal pasti lebih awal dan dapat diatasi sebelum menjadi lebih parah.
10 ) Berkomunikasi Terus Kepada Individu
Warga sesebuah organisasi adalah manusia biasa. Mereka sering dituntut melakukan pekerjaan yang luar biasa dan menghasilkan output yang cemerlang. Para pekerja di dalam mana-mana organisasi menghabiskan separuh masa dari kehidupan mereka di tempat kerja. Rakan sekerja pula dianggap sebagai keluarga kedua mereka. Untuk memaksimumkan kemahiran dan kebolehan pekerja, mereka memerlukan motivasi yang tinggi kerana kebolehan dan kemampuan manusia tidak dapat dijangka. Hati dan perasaan warga organisasi perlu dijaga. Oleh itu dalam menguruskan perubahan, dekatilah warga organisasi, kenali mereka dan berkomunikasilah secara langsung dengan mereka. Pengurus dan ketua jabatan perlulah bersikap jujur dan setelus yang mungkin dengan warga organisasinya. Jika berjaya dilaksanakan, pengurus akan terkejut dengan hasilnya nanti.